Tài khoản người dùng

Trang này nói cách cấp tài khoản cho giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh, cách đóng đường tự đăng ký, và trần số tài khoản của gói.

Một dòng tóm tắt

Giáo viên: nhập từ Excel ở danh sách Giáo viên. Nhân viên, học sinh: nhập từ Excel ở Người dùng. Phụ huynh: tạo tài khoản ở Người dùng rồi Liên kết tài khoản trên hồ sơ phụ huynh. Đóng tự đăng ký ở Cài đặt -> Chung -> Tài khoản.

Tài khoản và hồ sơ là hai thứ khác nhau

Trong hệ thống của trường, mỗi người có thể có hai thứ tách rời:

• Tài khoản đăng nhập (email, mật khẩu, vai trò) nằm ở Quản lý người dùng -> Người dùng.
• Hồ sơ nghiệp vụ do giáo vụ quản: hồ sơ học sinh, hồ sơ giảng dạy của giáo viên, hồ sơ phụ huynh.

Hồ sơ học sinh và hồ sơ phụ huynh không bắt buộc có tài khoản. Học sinh tiểu học thường không đăng nhập; nhiều phụ huynh không bao giờ dùng cổng. Nhà trường nhập hồ sơ trước, cấp tài khoản sau, cho những ai cần.

Tạo một tài khoản

Người dùng -> Tạo. Điền họ, tên, email, số điện thoại, mật khẩu, và tick vai trò. Người làm việc ở /admin cần tick thêm panel_user; xem Vai trò và phân quyền.

Nhập danh sách người dùng từ Excel

Người dùng -> Nhập từ Excel. Cần quyền import_user. Dùng cho nhân viên (giáo vụ, y tế, thủ thư...) và cho học sinh.

1. Tải file .xlsx hoặc .csv, dòng đầu là tiêu đề cột. Bấm Tải file mẫu nếu cần mẫu.
2. Bấm Đọc file & đối chiếu. Màn hình hiện từng dòng sẽ Tạo mới, Cập nhật hay Lỗi kèm lý do.
3. Bấm Nhập N dòng hợp lệ.

Cột bắt buộc: Email. Các cột nhận thêm: Họ và tên (hoặc First name / Last name), Số điện thoại, Vai trò. Hệ thống tự nhận dạng tên cột thường gặp, không cần sửa file theo mẫu. Tối đa 2.000 dòng mỗi lần.

• Chạy lại cùng file không tạo thêm ai. Email đã có thì cập nhật hồ sơ; ô trống không xoá dữ liệu cũ.
• Ô Vai trò nhận nhiều vai trò, ngăn bằng dấu chấm phẩy, ví dụ school_nurse; panel_user. Cột này chỉ có tác dụng khi bạn có quyền manage_roles_user; không bao giờ nhận super_admin, và chỉ nhận vai trò có thật. Với người đã có tài khoản, vai trò trong file được thêm vào, không thay thế vai trò sẵn có.
• Bỏ trống cột Vai trò thì tài khoản mới nhận vai trò mặc định cho người dùng mới (mặc định là subscriber, tức học sinh).
• Email thuộc một tài khoản đã bị xoá thành dòng lỗi; hệ thống không tự khôi phục tài khoản đã xoá.

Ô Gửi email đặt mật khẩu cho tài khoản mới: bật thì mỗi tài khoản mới nhận email có link đặt mật khẩu. Tắt thì bước cuối hiện bảng Mật khẩu tạm của tài khoản vừa tạo, có nút Chép tất cả và Tải CSV.

Bảng mật khẩu tạm chỉ hiện MỘT lần

Rời trang là không xem lại được. Chép hoặc tải CSV trước khi bấm Về danh sách người dùng.

Tài khoản giáo viên

Giáo viên nên được nhập từ danh sách Giáo viên (nhóm menu Trường học), không từ Người dùng, vì một lần nhập tạo cả tài khoản lẫn hồ sơ giảng dạy. Bấm Nhập từ Excel.

• Cột nhận: Họ và tên, Email, Mã cán bộ, Tổ chuyên môn, Môn chính, Trình độ. Email là bắt buộc.
• Mỗi dòng là một tài khoản theo email. Email đã có thì cập nhật tên và hồ sơ. Email chưa có thì tạo tài khoản và gán vai trò subject_teacher.
• Tổ chuyên môn và Môn chính phải khớp theo tên hoặc mã đã khai trong hệ thống. Gõ sai thì báo lỗi tại dòng, hệ thống không tự tạo tổ hay môn mới. Khai tổ và môn trước, xem Thiết lập đầu năm.

Nhập giáo viên không gửi email. Tài khoản mới có mật khẩu ngẫu nhiên; giáo viên tự đặt mật khẩu bằng Quên mật khẩu trên trang đăng nhập /login, rồi vào /teacher. Hãy báo trước cho giáo viên bước này.

Sau khi nhập giáo viên:

1. Giáo vụ nhập phân công giảng dạy (khớp giáo viên theo email). Giáo viên chỉ vào được /teacher khi đã có phân công dạy hoặc đang chủ nhiệm lớp.
2. Gán thêm vai trò homeroom_teacher cho giáo viên chủ nhiệm (nhập giáo viên chỉ gán subject_teacher).
3. Giáo viên kiêm việc ở /admin (ví dụ tổ trưởng kiêm giáo vụ) thì gán thêm vai trò tương ứng và panel_user.

Tài khoản học sinh

Nhập hồ sơ học sinh từ Excel (danh sách Học sinh) không tạo tài khoản đăng nhập; cột Email ở đó chỉ là thông tin liên hệ trên hồ sơ. Hướng dẫn nhập hồ sơ ở Hồ sơ học sinh và biến động sĩ số.

Để học sinh đăng nhập được:

1. Tạo tài khoản: Người dùng -> Nhập từ Excel, để trống cột Vai trò (học sinh nhận vai trò mặc định subscriber), hoặc ghi rõ subscriber.
2. Gắn tài khoản vào hồ sơ: mở hồ sơ học sinh -> ô Tài khoản đăng nhập -> chọn email vừa tạo -> lưu.

Bộ lọc Đã có tài khoản trên danh sách học sinh giúp tìm những em chưa được gắn.

Học sinh chưa gắn tài khoản vào hồ sơ

Tài khoản vẫn đăng nhập được, nhưng hệ thống không biết em là học sinh nào trong sổ: mục xem kết quả học tập của em không hiện. Luôn làm bước 2. Phía học sinh xem ở Kết quả học tập của em.

Hệ thống chưa có thao tác gắn tài khoản cho nhiều hồ sơ học sinh cùng lúc.

Tài khoản phụ huynh

Hồ sơ phụ huynh thường được tạo cùng lúc với hồ sơ học sinh: file nhập học sinh có ba cột Họ tên phụ huynh, SĐT phụ huynh, Quan hệ. Hồ sơ đó chưa có tài khoản. Để phụ huynh vào cổng:

1. Tạo tài khoản cho phụ huynh ở Người dùng (tạo tay hoặc nhập từ Excel). Không ghi vai trò nào khác.
2. Vào danh sách Phụ huynh (nhóm menu Phụ huynh & học sinh), lọc Chưa có tài khoản.
3. Trên dòng của phụ huynh, bấm Liên kết tài khoản, chọn tài khoản vừa tạo. Thông báo Đã liên kết tài khoản và cấp quyền phụ huynh. xác nhận đã xong.

Liên kết xong, tài khoản tự nhận vai trò guardian và phụ huynh vào được cổng /guardian. Cổng hiển thị đúng những học sinh được nối với hồ sơ phụ huynh đó; bộ lọc Chưa nối con giúp tìm hồ sơ chưa nối học sinh nào. Ô chọn tài khoản chỉ liệt kê tài khoản chưa gắn với hồ sơ phụ huynh nào; mỗi tài khoản chỉ gắn được một hồ sơ.

Nút Liên kết tài khoản chỉ hiện với người có quyền update_k12_guardian (giáo vụ, quản trị viên) và chỉ trên hồ sơ chưa có tài khoản. Vai trò giáo vụ chỉ đọc được danh sách người dùng, không tạo được tài khoản, nên bước 1 thường do quản trị viên làm, bước 2 và 3 do giáo vụ làm.

Liên kết tài khoản THAY THẾ mọi vai trò của tài khoản đó

Khi liên kết, mọi vai trò cũ của tài khoản bị gỡ và chỉ còn guardian. Nếu một giáo viên cũng là phụ huynh của học sinh trong trường, đừng liên kết tài khoản giáo viên của họ vào hồ sơ phụ huynh: họ sẽ mất vai trò giáo viên. Tạo cho họ một tài khoản phụ huynh riêng với email khác.

Phụ huynh chưa có tài khoản không nhận được thông báo trong ứng dụng (ví dụ báo vắng), vì không có ai để nhận.

Đóng đường tự đăng ký

Ở trường, tài khoản do nhà trường cấp, nên nên tắt tự đăng ký. Mẫu K12 để mặc định bật.

/admin -> Cài đặt -> Chung -> tab Tài khoản -> ô Cho phép tự đăng ký tài khoản. Cần quyền configure_accounts.

Khi tắt:

• Ai mở trang đăng ký được chuyển về trang đăng nhập kèm lời báo tổ chức không mở đăng ký tự do.
• Link Đăng ký biến khỏi trang đăng nhập và thanh điều hướng.
• Người đang mở sẵn form đăng ký cũng không gửi được.
• Người đã có tài khoản vẫn đăng nhập bình thường; bạn vẫn tạo tay và nhập danh sách như trước.

Nếu trường có bật thêm đăng nhập Google hoặc Microsoft, mỗi bên có ô tự tạo tài khoản riêng, không theo ô này. Xem Đăng nhập bằng Google và Microsoft.

Các ô khác trong tab Tài khoản

Ô	Nên đặt cho trường	Ghi chú
Cho phép người dùng tự đổi họ tên	Tắt	Họ tên học sinh nằm ở hồ sơ nhà trường. Tắt thì người dùng vẫn sửa được ảnh đại diện và số điện thoại; người có quyền sửa người dùng vẫn đổi họ tên hộ được
Vai trò mặc định cho người dùng mới	subscriber	Áp cho tài khoản tự đăng ký và tài khoản nhập từ Excel không ghi vai trò

Tắt tự đổi họ tên không đồng bộ họ tên trên tài khoản với họ tên trên hồ sơ học sinh: hai nơi vẫn độc lập.

Trần số tài khoản

Gói dịch vụ của trường có thể giới hạn số tài khoản tối đa. Con số này do nhà cung cấp đặt, trường không tự đổi được.

Xem đã dùng bao nhiêu

Danh sách Người dùng hiện dòng Đã dùng N/M tài khoản ngay dưới tiêu đề. Từ 90% trở lên dòng này chuyển màu cảnh báo kèm chữ sắp hết chỗ; dùng hết thì hiện đã hết chỗ. Trường không có trần thì dòng này không hiện.

• Đếm mọi tài khoản chưa bị xoá: giáo viên, nhân viên, học sinh, phụ huynh đều chiếm chỗ. Xoá một tài khoản là trả lại một chỗ.
• Tài khoản của đội hỗ trợ của nhà cung cấp không chiếm chỗ.

Tính số chỗ trước khi cấp tài khoản cho phụ huynh

Một trường 800 học sinh, mỗi em một phụ huynh có tài khoản, cộng tài khoản học sinh và giáo viên, dễ cần trên 1.600 chỗ. Xem trần ở Gói dịch vụ và hạn dùng trước khi mở cổng phụ huynh cho cả trường.

Khi hết chỗ

Mọi đường tạo tài khoản mới đều bị chặn; người đã có tài khoản vẫn dùng bình thường.

Đường tạo	Điều xảy ra
Tạo trong danh sách Người dùng	Thông báo Đã hết chỗ tài khoản, không tạo, form giữ nguyên
Nhập từ Excel (người dùng, giáo viên)	Dòng cần tài khoản mới thành dòng lỗi; các dòng đã nhập trước đó giữ nguyên
Tự đăng ký	Trang đăng ký chuyển về đăng nhập kèm lời báo tổ chức đã hết chỗ
Đăng nhập Google/Microsoft lần đầu (nếu trường có bật)	Về trang đăng nhập, báo tổ chức đã hết chỗ

Hai cách gỡ: xoá tài khoản không còn dùng (ví dụ học sinh đã ra trường), hoặc liên hệ nhà cung cấp để nâng gói.

Ngôn ngữ của từng người

Ngôn ngữ giao diện (Tiếng Việt hoặc English) được lưu theo từng tài khoản; mỗi người tự chọn. Email và thông báo gửi cho một người đi theo ngôn ngữ của người nhận.