Giao diện
Thu phí
Trang này dành cho giáo vụ và người được nhà trường giao việc lập phiếu, thu tiền. Các màn hình nằm ở trang quản trị /admin, nhóm Vận hành.
Thứ tự thiết lập
1. Khoản thu
Vận hành -> Khoản thu: danh mục các khoản trường thu.
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Mã, Tên khoản | |
| Là học phí | Quyết định khoản đó có được miễn giảm hay không |
| Bắt buộc | Khoản tự nguyện (không bật) không vào phiếu thu mặc định |
| Chu kỳ thu | Theo tháng / Theo học kỳ / Theo năm / Một lần |
| Đang dùng, Mô tả |
"Là học phí": bật nhầm là trường mất tiền thật
Miễn giảm chỉ áp cho khoản có cờ "Là học phí" (cột này hiện màu riêng trên bảng).
Ngân sách nhà nước chỉ cấp bù phần học phí. Bật cờ này cho tiền ăn, bảo hiểm y tế hay quỹ lớp nghĩa là trường tự giảm những khoản không ai bù lại.
2. Kế hoạch thu
Vận hành -> Kế hoạch thu: mức thu theo năm học, khối và khoản thu.
Nhập Mức thu (đồng) và Số kỳ thu, cột Cả năm tự tính.
Học phí tối đa 9 tháng/năm
Theo Nghị định 81/2021 Điều 12. Nhập quá 9 kỳ cho khoản học phí sẽ bị chặn với thông báo "Học phí chỉ được thu tối đa 9 tháng/năm học".
Tiền ăn thu 12 tháng thì vẫn hợp lệ, vì nó không phải học phí.
3. Miễn, giảm học phí
Vận hành -> Miễn - giảm học phí: mỗi quyết định một dòng.
Học sinh, Mức (Miễn 100% / Giảm 70% / Giảm 50%), Căn cứ / diện được hưởng (bắt buộc), Hiệu lực từ, Hiệu lực đến, Ghi chú.
- Chỉ có ba mức 100 / 70 / 50, không nhập tay được, vì "giảm 60%" không tồn tại trong văn bản nào.
- Nhiều quyết định chồng nhau thì lấy mức cao nhất.
- Có khoảng hiệu lực: hộ nghèo được công nhận tháng 10 thì miễn từ tháng 10, không phải cả năm.
- Căn cứ là bắt buộc: đến kỳ thanh tra, không ghi thì không dựng lại được vì sao em này được miễn.
- Số tiền được giảm làm tròn xuống đến đồng, phần lẻ nghiêng về phía học sinh.
Thu tiền hằng ngày
Vận hành -> Thu phí theo lớp. Xem ai nợ bao nhiêu, lập phiếu, thu tiền và đọc chỉ dẫn chuyển khoản đều nằm trên một màn hình, vì chúng luôn đi cùng nhau.
Chọn Năm học và Lớp, bảng hiện: Học sinh, Phải nộp cả năm, Đã lập phiếu, Đã thu, Còn nợ (tô đỏ khi còn nợ), Phiếu.
| Nút | Khi nào hiện | Làm gì |
|---|---|---|
| Lập phiếu cả lớp | Đầu màn hình | Sinh phiếu cho mọi em chưa có phiếu. Báo lại: "Đã lập N phiếu. Bỏ qua M em đã có phiếu." Bấm lại sau khi lớp có học sinh mới vẫn chạy được. |
| Lập phiếu | Em chưa có phiếu | Sinh phiếu cho một em |
| Chỉ dẫn CK | Em còn nợ | Mở ngay tại chỗ: ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản, số tiền, nội dung chuyển khoản |
| Ô số tiền + Hình thức + Thu | Em còn nợ | Ghi nhận tiền nộp. Hình thức: Tiền mặt / Chuyển khoản / Cổng thanh toán. Ngày nộp là ngày hôm nay. |
Nội dung chuyển khoản phải là MÃ PHIẾU, không phải tên học sinh
Sao kê ngân hàng bỏ hết dấu, và "NGUYEN VAN AN" có thể trùng ba em trong trường. Mã phiếu là thứ duy nhất khớp được.
Những luật ở quầy thu
- Phiếu đã phát hành là ảnh chụp. Đổi biểu phí giữa năm hay gỡ quyết định miễn giảm không làm đổi số trên tờ giấy phụ huynh đang cầm.
- Không cho thu vượt số phải nộp: "Vượt số còn phải nộp (... đ). Nộp thừa phải lập phiếu khác hoặc hoàn trả."
- Trạng thái phiếu là hệ quả của dòng tiền, không ai bấm tay: Đã phát hành, thu đủ thì thành Đã thu đủ.
- Ô tiền chấp nhận gõ có dấu chấm (
1.490.400), và tự xoá sau khi thu để không bấm nhầm thu trùng lần hai. - Học sinh chưa có khoản thu nào trong kế hoạch thu của khối sẽ không lập được phiếu: "Học sinh chưa có khoản thu nào để lập phiếu."
Phát hành phiếu và thu tiền là hai quyền riêng
Thường là hai người khác nhau: người lập phiếu và người giữ tiền. Người không có quyền lập phiếu sẽ không thấy nút Lập phiếu; người không có quyền thu tiền sẽ không thấy ô số tiền và nút Thu. Xem Vai trò và phân quyền.
Thu nhầm thì sao
Màn hình hiện chưa có nút hoàn trả hay huỷ phiếu. Nếu ghi nhầm một khoản, hãy báo quản trị hệ thống để xử lý, đừng thu bù cho khớp.
Kênh thanh toán và hoá đơn điện tử
Cuối màn hình Thu phí theo lớp liệt kê các kênh (EduPay, SSC, VNPay) kèm nhãn Đang hoạt động hoặc Chờ kích hoạt, và trạng thái Hoá đơn điện tử.
Hiện các kênh ở trạng thái chờ hợp đồng và thông tin kết nối từ nhà cung cấp. Màn hình nói thẳng như vậy thay vì hiện nút bấm không làm gì.
Khi một kênh được kích hoạt, có hai điểm khác với thu tại quầy:
- Kênh ngoài luôn ghi nhận tiền, kể cả khi vượt công nợ (ngược với quầy), vì tiền đã vào tài khoản rồi. Phần vượt được đánh dấu "Chưa phân bổ" để kế toán xử lý.
- Thực về ít hơn tiền phụ huynh trả, vì kênh giữ phí thu hộ.
Khoản thu từ các mảng khác
Bảo hiểm y tế (Y tế học đường), tiền phạt sách quá hạn (Thư viện), tiền ăn (Bán trú) tự đẩy sang đây thành phiếu thu.
Các khoản này không đọc kế hoạch thu và không tính miễn giảm
Số tiền do mảng gốc quyết định: tiền ăn tính theo suất thực tế, phạt sách theo ngày trễ. Cột Đợt thu của phiếu ghi rõ nguồn gốc để đối chiếu.
Ngược lại, nếu trường không bật phần Thu phí thì các mảng đó vẫn ghi nợ đầy đủ trong màn hình của mình, chỉ không có phiếu thu. Không mất dữ liệu, không báo lỗi.
Báo cáo
Ở /admin -> Sổ sách -> Báo cáo, chọn báo cáo và năm học, rồi Tải .xlsx:
- Công nợ học phí theo lớp: số học sinh còn nợ, số phiếu chưa thu đủ, tổng còn phải thu.
- Tuổi nợ học phí (30/60/90): chia số còn nợ theo Chưa tới hạn, Quá hạn 1-30 ngày, 31-60 ngày, 61-90 ngày, trên 90 ngày. Tuổi nợ tính từ hạn nộp của phiếu, không từ ngày phát hành. Phiếu chưa có hạn nộp được xếp vào "Chưa tới hạn".
Trên Sổ sách -> Bảng điều khiển (bảng điều khiển hiệu trưởng) có ô Công nợ học phí, kèm dòng "Trong đó quá hạn". Xem thêm Báo cáo và bảng điều khiển.
Chưa có
Bản in PDF biên lai, phiếu thu; hoàn trả và huỷ phiếu trên màn hình; nhập sao kê ngân hàng từ file; hoá đơn điện tử; xử lý khoản "chưa phân bổ"; thu hộ (bảo hiểm, đồng phục).