Thiết lập đầu năm

Trang này dành cho giáo vụ (hoặc người được giao dựng dữ liệu đầu năm). Làm đúng thứ tự dưới đây, mọi màn hình phía sau sẽ có đủ dữ liệu để chạy.

Có checklist tự động, không cần nhớ thứ tự

Vào Thiết lập trường -> Đầu năm học. Màn hình này liệt kê từng bước, tự đánh dấu bước nào đã có dữ liệu thật, và mỗi bước có nút Làm bước này đi thẳng tới màn hình cần làm. Trang không phải một biểu mẫu nhiều bước: dữ liệu vẫn nhập ở đúng chỗ của nó, trang chỉ trả lời "còn thiếu gì, làm ở đâu".

Trang chủ /admin cũng hiện ô "Trường đã sẵn sàng N%" cho tới khi đủ bước. Khi đạt 100%, ô đó tự biến mất.

Thứ tự các bước

Checklist có 9 bước nền:

1. Khai năm học và đặt năm hiện tại
2. Tạo học kỳ cho năm học
3. Bật các khối lớp trường có
4. Tạo lớp chủ nhiệm
5. Nhập hồ sơ học sinh
6. Khai danh mục môn học
7. Nhập phân phối chương trình (PPCT)
8. Khai hồ sơ giáo viên
9. Phân công giảng dạy

Trường có dùng thời khoá biểu thì checklist thêm bước thứ 10: Lập và phát hành thời khoá biểu. Phần trăm sẵn sàng tự tính theo các phân hệ trường đang bật: phân hệ nào tắt thì bước của nó không tính.

Sinh đầu điểm cho các lớp môn học (mục 11 bên dưới) là việc phải làm, nhưng không nằm trong checklist. Đừng để ô 100% làm bạn quên bước này.

Nhiều bước phụ thuộc bước trước, nên nhảy cóc sẽ bị chặn (ví dụ chưa có khối và năm học thì không tạo được lớp).

1. Năm học

Trường học -> Năm học -> tạo mới.

• Mã năm học, tên (ví dụ Năm học 2026-2027), ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
• Bật Năm học hiện tại. Chỉ một năm được đánh dấu: bật ở năm này thì năm khác tự tắt. Mọi màn hình khác mặc định làm việc theo năm hiện tại.

Trong từng năm học có ba tab: Học kỳ, Lịch nghỉ, Tuần học.

• Lịch nghỉ: khai các đợt nghỉ lễ, Tết, nghỉ do trường xếp. Ngày nghỉ sẽ không điểm danh được và không sinh tiết học.
• Tuần học: mở trang sửa năm học, bấm Sinh lại tuần học để hệ thống chia năm thành Tuần 1, Tuần 2... Tuần nghỉ trọn (điển hình là Tết) không được cấp số, để "tuần 20" trên sổ khớp với tuần 20 giáo viên đang dạy. Vì vậy hãy khai lịch nghỉ trước khi sinh tuần. Sinh lại về sau không làm đứt những gì đã gắn với tuần cũ.

2. Học kỳ

Mở năm học vừa tạo -> tab Học kỳ -> tạo Học kỳ I và Học kỳ II, mỗi kỳ có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và trạng thái:

Trạng thái	Ý nghĩa
Chưa mở	Mặc định khi tạo. Đang dựng dữ liệu, giáo viên chưa nhập điểm và điểm danh
Đang mở	Giáo viên vào điểm, điểm danh, ghi nhận xét bình thường
Đã khoá sổ	Khoá việc ghi để chốt kỳ
Đã đóng	Chỉ đọc: sổ mở ra xem được nhưng không sửa được

Chỉ học kỳ Đang mở mới nhập được điểm và điểm danh. Bạn mở học kỳ sau khi làm xong các bước bên dưới (xem mục "Mở học kỳ"). Khi nào khoá và đóng: xem Chốt kỳ và học bạ.

3. Khối lớp

Trường học -> Khối lớp.

Hệ thống đã tạo sẵn 12 khối chuẩn (Khối 1 đến Khối 12) kèm cấp học. Việc của bạn là tắt ô Đang mở ở những khối trường không có, ví dụ trường THCS chỉ để lại khối 6 đến 9. Đừng xoá khối, vì dữ liệu năm cũ có thể vẫn tham chiếu tới.

Cấp học của khối quyết định cách đánh giá: tiểu học theo Thông tư 27, THCS và THPT theo Thông tư 22.

4. Lớp chủ nhiệm

Trường học -> Lớp chủ nhiệm -> tạo mới.

• Năm học, khối, mã lớp (ví dụ 10A1), tên lớp, giáo viên chủ nhiệm, phòng học, sĩ số tối đa.

Mã lớp trùng nhau giữa các năm là bình thường

10A1 của năm nay và 10A1 của năm sau là hai lớp khác nhau: khác sĩ số, khác chủ nhiệm. Hệ thống chỉ bắt mã không trùng trong cùng một năm học.

Mỗi lớp có nút In danh sách lớp (PDF khổ A4, có cột trống để ghi chú tay).

5. Học sinh

Trường học -> Học sinh. Hai cách:

• Nhập tay từng em: nút tạo mới.
• Nhập từ Excel: nút Nhập từ Excel ở góc trên. Nhận cả file xuất từ vnEdu/SMAS; hệ thống tự nhận tên cột theo nhiều cách viết khác nhau. Nếu file có cột Lớp khớp mã lớp của năm hiện tại, em được xếp luôn vào lớp đó.

Biên chế vào lớp còn làm được trong từng lớp: mở lớp -> tab Danh sách lớp -> Xếp học sinh vào lớp. Biên chế xong đầu năm, bấm Đánh lại số thứ tự để đánh số theo tên.

Em vào giữa năm nhận số cuối danh sách

Không chèn vào giữa theo vần, vì sổ điểm giấy đã in từ đầu năm. Chỉ nút Đánh lại số thứ tự mới sắp lại toàn bộ, và nó chỉ đụng tới những em đang học. Chỉ nên làm đầu năm.

Danh sách lớp xếp theo TÊN, không phải họ

Sổ điểm và mọi bản in đều theo thứ tự tên ("Nguyễn Văn An" ở vần A), đúng tập quán trường Việt Nam. Bạn không cần tự sắp lại.

Ảnh thẻ, mã học sinh, chuyển lớp, nghỉ học: xem Hồ sơ học sinh và biến động sĩ số.

6. Môn học

Trường học -> Môn học: danh mục môn của trường, kèm cách đánh giá (cho điểm hay nhận xét). Môn có thể gắn với học liệu số (khoá học) nếu trường có, nhưng không bắt buộc. Xem Học liệu số cho môn học.

7. Phân phối chương trình (PPCT)

Trường học -> Phân phối chương trình: mỗi bộ (năm học, khối, môn) có bao nhiêu tiết/năm. Ô nhập số tiết hiện ngay hệ quả, ví dụ "105 tiết/năm -> 4 điểm thường xuyên mỗi kỳ".

Bước hay bị bỏ quên, và nó chặn cả năm học

Con số tiết/năm quyết định hai thứ:

• Số cột điểm thường xuyên theo Thông tư 22: đến 35 tiết -> 2 cột mỗi kỳ; từ 36 đến 70 tiết -> 3 cột; trên 70 tiết -> 4 cột. Đúng 35 tiết vẫn là 2 cột.
• Nhu cầu tiết khi xếp thời khoá biểu tự động.

Còn môn tính điểm nào chưa nhập số tiết/năm thì không mở được học kỳ. Hệ thống chặn cứng. Môn chỉ nhận xét thì không bị chặn.

Hệ thống cố ý không điền sẵn số tiết, vì con số này khác nhau giữa các trường (học một buổi hay hai buổi một ngày). Sửa số tiết sau khi đã nhập điểm nghĩa là đổi số cột của một sổ đang có dữ liệu, hãy cân nhắc kỹ.

8. Giáo viên và tổ chuyên môn

Trường học -> Giáo viên: hồ sơ giáo viên, tổ chuyên môn, môn dạy. Có nút Nhập từ Excel cho danh sách đông: mỗi dòng tạo luôn tài khoản đăng nhập theo email (giáo viên tự đặt mật khẩu bằng Quên mật khẩu?, xem Đăng nhập và tài khoản). Tổ chuyên môn và môn chính trong file phải khớp tên hoặc mã đã khai, sai thì dòng đó báo lỗi chứ hệ thống không tự tạo danh mục mới.

Trường học -> Tổ chuyên môn: khai tổ và tổ trưởng. Đừng bỏ bước này: tổ trưởng là người duyệt lịch báo giảng của giáo viên trong tổ. Giáo viên chưa gán tổ thì chỉ giáo vụ duyệt được.

9. Lớp môn học và phân công

Trường học -> Lớp môn học: mỗi lớp môn học là một nhóm học sinh học một môn trong một học kỳ (ví dụ 10A1 - Toán - HK I). Đây là đơn vị mà sổ điểm và thời khoá biểu bám vào.

Trong từng lớp môn học có các tab: Học sinh, Phân công giảng dạy (gán giáo viên), Đầu điểm.

Lớp môn học khác lớp chủ nhiệm

Môn bắt buộc thì nhóm trùng với lớp chủ nhiệm. Môn lựa chọn (chương trình 2018) thì nhóm liên lớp: gom học sinh từ nhiều lớp.

Một học sinh chỉ được ở một nhóm cho mỗi môn trong mỗi học kỳ. Hệ thống chặn cứng việc xếp trùng.

Có thể nhập phân công hàng loạt bằng nút Nhập phân công: giáo viên khớp theo email tài khoản, lớp môn học khớp theo mã nhóm, vai trò ghi "Chính", "Phụ" hoặc "Dạy thay" (để trống là Chính). Phải nhập giáo viên trước, vì file phân công khớp theo tài khoản giáo viên đã có.

10. Thời khoá biểu

Dạy & học -> Thời khoá biểu.

1. Trước đó, khai khung tiết ở Thiết lập trường -> Khung tiết (tiết 1 mấy giờ, sáng mấy tiết, chiều mấy tiết). Nút Sinh nhanh cả buổi dựng cả bảng giờ từ số tiết, giờ bắt đầu, độ dài tiết và giờ ra chơi.
2. Tạo phiên bản thời khoá biểu cho học kỳ (chọn khung tiết và ngày hiệu lực). Trạng thái ban đầu là Nháp.
3. Xếp tay từng ô, hoặc bấm Xếp nháp tự động.
4. Bấm Kiểm tra xung đột. Bấm nhiều lần trong lúc xếp, đừng đợi tới cuối.
5. Bấm Phát hành, rồi bấm Sinh tiết học.

Phát hành bị chặn khi còn xung đột

Đây là chặn thật, không phải cảnh báo cho qua. Hệ thống dò: giáo viên trùng giờ, phòng trùng giờ, một lớp môn học có hai tiết trong cùng ô, và học sinh trùng giờ. Loại cuối mắt thường không thấy, vì hai nhóm liên lớp khác nhau vẫn có thể chung học sinh; hệ thống nói rõ bao nhiêu em bị trùng.

Sau khi phát hành, các ô bị khoá. Muốn đổi lịch giữa kỳ thì tạo phiên bản mới với ngày hiệu lực mới.

Xếp nháp tự động không đụng vào ô bạn đã xếp tay

Nó chỉ điền vào chỗ trống và không hứa xếp hết 100%. Xong lượt, hệ thống báo máy đã điền được bao nhiêu trên tổng số tiết cần xếp; phần còn lại bạn xếp tay.

Sinh tiết học dựng ra từng tiết cụ thể của cả kỳ. Đây là cái giáo viên thấy ở Lịch dạy của tôi và là chỗ ghi sổ đầu bài. Chạy lại được: tiết đã dạy giữ nguyên, chỉ tiết chưa dạy mới sinh lại.

Sau khi có tiết học, giáo vụ dùng Dạy & học -> Tiết học để Phân công dạy thay hoặc Huỷ tiết khi có việc phát sinh. Tiết đã dạy thì không huỷ được.

11. Đầu điểm

Mở từng Lớp môn học -> tab Đầu điểm -> nút Sinh đầu điểm theo Thông tư 22.

Hệ thống dựng đúng số cột theo số tiết/năm đã khai ở PPCT: các cột thường xuyên, giữa kỳ, cuối kỳ.

• Chưa nhập PPCT thì hệ thống từ chối và nói lý do, không đoán bừa số cột.
• Sinh lại lần nữa chỉ thêm cột còn thiếu: không ghi đè tên cột bạn tự đặt, không xoá cột thừa.

Với tiểu học (Thông tư 27), đánh giá bằng mức và nhận xét ở màn hình Sổ tiểu học của giáo viên, không dùng cột điểm. Chi tiết: Sổ điểm và đánh giá.

Mở học kỳ

Xong các bước trên thì quay lại Trường học -> Năm học -> mở năm học -> tab Học kỳ, sửa học kỳ và đổi trạng thái sang Đang mở. Từ lúc này giáo viên mới nhập được điểm và điểm danh.

Còn môn tính điểm chưa có số tiết/năm thì hệ thống không cho lưu, và báo còn bao nhiêu môn tính điểm chưa có số tiết/năm.

Kiểm tra lại trước khai giảng

Khi checklist đủ 100%, thử vài việc:

• Mở /teacher bằng tài khoản một giáo viên bất kỳ: Lịch dạy của tôi đã có tiết chưa?
• Mở một Lớp môn học -> tab Đầu điểm đã đủ cột chưa?
• Vào Thiết lập trường -> Quy định của trường xem hai ngưỡng: số buổi nghỉ tối đa trong năm (mặc định 45 theo Thông tư 22) và ngưỡng cảnh báo sớm (mặc định 35). Ngưỡng cảnh báo không được lớn hơn ngưỡng tối đa. Hai con số này nuôi màn hình Cảnh báo sớm, xem Sổ điểm và đánh giá.
• Nhắc giáo viên chủ nhiệm xếp sơ đồ chỗ ngồi cho lớp ở /teacher. Không bắt buộc, nhưng có sơ đồ thì điểm danh trong tiết nhanh hơn hẳn. Xem Chủ nhiệm lớp.

Về nhập từ Excel

Ba màn hình có nhập Excel: học sinh, giáo viên, phân công giảng dạy. Cả ba dùng chung một cách làm:

• Tải file mẫu ngay trong màn hình nhập.
• Sau khi tải file lên, luôn có bước đối chiếu: từng dòng được đánh dấu Tạo mới, Cập nhật hoặc Lỗi kèm lý do. Bạn xem rồi mới xác nhận nhập.
• Dòng lỗi bị bỏ qua, dòng đúng vẫn vào. Không phải sửa cả file rồi nhập lại từ đầu.
• Chạy lại cùng một file không nhân đôi dữ liệu (học sinh khớp theo mã học sinh, giáo viên theo email).
• Ô để trống không xoá dữ liệu cũ. Muốn xoá một giá trị thì sửa trực tiếp trong hệ thống.

Việc thiết lập chỉ làm một lần

Các mục dưới đây ít khi sửa lại, nằm trong nhóm Thiết lập trường:

Mục	Dùng cho
Đầu năm học	Checklist thiết lập
Quy định của trường	Ngưỡng nghỉ học, ngưỡng cảnh báo sớm
Khung tiết	Giờ vào, giờ ra từng tiết, buổi sáng và chiều
Thang điểm	Thang điểm số, thang mức đánh giá
Tiêu chí nề nếp	Biểu điểm nề nếp dùng khi chấm thi đua lớp
Hạn mức thư viện	Số cuốn và số ngày mượn theo nhóm bạn đọc
Giá suất bán trú	Giá một suất ăn theo khối
Nhóm tài sản	Phân loại thiết bị, tài sản

Bước tiếp theo

Trang	Khi nào đọc
Hồ sơ học sinh và biến động sĩ số	Khi có học sinh chuyển đến, chuyển lớp, nghỉ học
Việc hằng ngày của giáo viên	Gửi cho giáo viên trước tuần học đầu tiên
Sổ điểm và đánh giá	Trước đợt kiểm tra đầu tiên
Chốt kỳ và học bạ	Cuối học kỳ