Hồ sơ học sinh và biến động sĩ số

Trang này dành cho giáo vụ: lập và giữ hồ sơ học sinh, xếp lớp, chuyển lớp, ghi nhận học sinh rời trường, và theo dõi sĩ số biến động trong năm.

Mọi việc ở đây làm tại Trường học -> Học sinh và Trường học -> Lớp chủ nhiệm trong trang quản trị /admin.

Hồ sơ học sinh

Mỗi học sinh có một hồ sơ dùng suốt những năm học ở trường. Biểu mẫu chia thành các phần:

Phần	Gồm
Thông tin cơ bản	Ảnh thẻ, họ và tên, mã học sinh, ngày sinh, giới tính, nơi sinh
Thông tin theo CSDL ngành	Số định danh cá nhân, mã định danh Bộ GD&ĐT, dân tộc, tôn giáo, quốc tịch, đối tượng chính sách, số thẻ BHYT
Liên hệ	Hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện tại, điện thoại, email
Học vụ	Trạng thái, năm vào trường, ngày nhập học, ngày rời trường, trường cũ, tài khoản đăng nhập, ghi chú hồ sơ

Phần Thông tin theo CSDL ngành phục vụ việc nộp dữ liệu lên cơ sở dữ liệu ngành. Điền đủ phần này sớm thì cuối đợt không phải chạy theo. Kiểm tra hồ sơ nào còn thiếu bằng báo cáo Kiểm tra sẵn sàng nộp CSDL ngành, xem Báo cáo và bảng điều khiển.

Trạng thái hồ sơ có năm giá trị: Đang học, Chuyển trường, Bỏ học, Lưu ban, Đã tốt nghiệp. Danh sách học sinh có bộ lọc theo trạng thái và bộ lọc Đã có tài khoản.

Tài khoản đăng nhập là tuỳ chọn: học sinh tiểu học thường không cần. Xem Đăng nhập và tài khoản.

Tìm nhanh một học sinh

Gõ tên hoặc mã học sinh vào ô tìm kiếm ở thanh trên cùng của /admin. Kết quả kèm mã học sinh và lớp hiện tại, mở được từ bất kỳ màn hình nào.

Dòng thời gian của một em

Trên danh sách học sinh, nút Dòng thời gian mở một trang gom mọi sự kiện của em đó: nhập học, vào lớp, rời lớp, và các sự kiện từ những mảng khác như khen thưởng, quyết định lên lớp, sổ liên lạc, sự cố y tế, phiếu thu. Cảnh báo đang có hiệu lực (ví dụ diện cảnh báo sớm) hiện thành dải riêng ở trên.

Mỗi người chỉ thấy những gì mình có quyền xem. Ví dụ người không có quyền xem phiếu thu sẽ không thấy dòng phiếu thu nào, và chi tiết bệnh án không bao giờ hiện ở đây.

Sổ theo dõi

Trong hồ sơ học sinh có tab Sổ theo dõi: các ghi chú quan sát theo dòng thời gian, có người ghi và phân loại (Học tập, Nề nếp, Tư vấn, Sức khoẻ, Chung).

Ghi chú chỉ người viết sửa hoặc xoá được, và chỉ trong 24 giờ sau khi ghi. Sau đó ghi chú giữ nguyên, kể cả với người có quyền sửa hồ sơ học sinh.

Mã học sinh

Để trống ô Mã học sinh khi tạo hồ sơ thì hệ thống tự sinh mã lúc lưu, theo mẫu của trường (mặc định dạng HS + hai số cuối của năm + số thứ tự 5 chữ số, ví dụ HS2600001). Bộ đếm tự bắt đầu lại mỗi năm.

• Trường có quy ước riêng thì cứ nhập tay mã. Mã không được trùng.
• Hai người nhập hồ sơ cùng lúc không bị cấp trùng mã.
• Mã chỉ được cấp khi bấm lưu, nên mở biểu mẫu rồi bỏ dở không làm hụt số.
• Ở trang sửa hồ sơ, ô mã là bắt buộc. Mã đã nằm trên sổ điểm, học bạ và thẻ học sinh, nên xoá trắng mã của hồ sơ cũ để "xin mã mới" là không được.

Ảnh thẻ

Mỗi học sinh có một ảnh thẻ (ảnh chân dung, tối đa 2MB), tải lên ở ô Ảnh thẻ trong hồ sơ. Ảnh hiện ở danh sách học sinh, sổ điểm danh, màn hình "Vào lớp" của giáo viên, cổng phụ huynh và trang kết quả học tập của học sinh.

Tải ảnh hàng loạt

Trên danh sách học sinh, bấm Nhập ảnh từ ZIP:

1. Gom ảnh vào một file ZIP. Mỗi ảnh đặt tên theo mã học sinh, ví dụ HS2600001.jpg. Nhận ảnh jpg, png, webp.
2. Tải file lên.
3. Hệ thống báo đã gán bao nhiêu ảnh, và liệt kê những file không khớp mã học sinh nào để bạn sửa tên rồi tải lại.

Ảnh mới đè ảnh cũ của cùng em.

Nhập hồ sơ từ Excel

Trên danh sách học sinh, bấm Nhập từ Excel:

1. Tải file mẫu nếu cần. Hệ thống nhận cả file .xlsx hoặc .csv xuất từ vnEdu/SMAS, tự nhận tên cột thường gặp, không bắt sửa file theo mẫu. Bắt buộc có cột Họ và tên.
2. Bấm Đọc file & đối chiếu. Màn hình đối chiếu đánh dấu từng dòng: Tạo mới, Cập nhật, hoặc Lỗi kèm lý do (ví dụ ngày sinh không đọc được, lớp không có trong năm học hiện tại, trùng mã với dòng khác trong file).
3. Bấm nhập các dòng hợp lệ.

Quy tắc:

• Có mã học sinh và mã đã tồn tại -> cập nhật hồ sơ đó. Ô để trống không xoá dữ liệu cũ.
• Không có mã -> tạo hồ sơ mới, mã tự sinh.
• Cột Lớp (nếu có) phải khớp mã lớp của năm học hiện tại: em được xếp luôn vào lớp đó.
• Dòng lỗi bị bỏ qua, dòng đúng vẫn vào. Nhập lại cùng file không nhân đôi ai.
• File có thêm cột Họ tên phụ huynh, SĐT phụ huynh, Quan hệ thì hệ thống tạo luôn hồ sơ phụ huynh và nối với em. Xem Đăng nhập và tài khoản.

Xếp lớp, chuyển lớp, rời trường

Mọi biến động biên chế làm trong lớp: Trường học -> Lớp chủ nhiệm -> mở lớp -> tab Danh sách lớp.

Việc	Nút	Ghi chú
Xếp em vào lớp	Xếp học sinh vào lớp	Chọn học sinh và ngày vào lớp. Em vào sau nhận số thứ tự cuối danh sách
Đánh lại số thứ tự	Đánh lại số thứ tự	Đánh lại theo tên cho những em đang học. Chỉ nên làm đầu năm
Chuyển sang lớp khác	Chuyển lớp (trên dòng của em)	Chọn lớp đến (chỉ lớp cùng năm học), ngày chuyển, lý do
Nghỉ học, chuyển trường	Rời trường (trên dòng của em)	Ghi ngày và lý do

Chuyển lớp là một thao tác trọn vẹn

Khi bấm Chuyển lớp, hệ thống làm cùng lúc ba việc: khép dòng của em ở lớp cũ (trạng thái Đã chuyển lớp), mở dòng mới ở lớp đến, và ghi một dòng vào lịch sử chuyển lớp. Hoặc cả ba cùng xong, hoặc không việc nào xảy ra: không bao giờ có cảnh em biến khỏi lớp cũ mà chưa vào lớp mới.

Dòng ở lớp cũ không bị sửa đè. Học bạ và thanh tra cần đọc được đường đi của em qua các lớp.

Lịch sử chuyển lớp không sửa, không xoá được

Lỡ chuyển nhầm thì làm một lần chuyển ngược lại, đừng tìm cách xoá dòng cũ.

Riêng trường hợp chuyển đi rồi chuyển về đúng lớp cũ trong cùng năm học: hệ thống chặn, vì em đã có tên trong lớp đó. Nếu thật sự cần, liên hệ quản trị hệ thống.

Học sinh rời trường

Nút Rời trường khép tên em khỏi danh sách lớp (trạng thái Đã rời trường) và ghi một lượt Chuyển trường vào lịch sử, kèm ngày và lý do.

Nút này không tự đổi Trạng thái trên hồ sơ học sinh. Sau khi bấm, mở hồ sơ em, đặt trạng thái cho đúng (Chuyển trường hoặc Bỏ học) và điền Ngày rời trường.

Ghi lý do ngắn và thống nhất

Báo cáo Lý do rời trường gom các lượt theo đúng câu chữ lý do bạn ghi (không phân biệt chữ hoa, chữ thường). Ghi "Chuyển nơi ở" cho mọi trường hợp giống nhau thì báo cáo mới đếm gộp được; mỗi người viết một kiểu thì mỗi kiểu thành một dòng riêng. Lượt không ghi lý do không được đếm.

Biến động sĩ số

Sĩ số đầu năm và cuối năm ai cũng biết; thứ khó tra là chuyện gì xảy ra ở giữa. Vì mỗi lần chuyển lớp, rời trường đều được ghi kèm ngày và lý do, nhà trường có hai báo cáo ở Sổ sách -> Báo cáo (chọn năm học):

Biến động sĩ số theo tháng: mỗi tháng của năm học một dòng, với các cột Rời trường, Ở lại lớp, Chuyển lớp trong trường.

• Chuyển lớp trong trường đứng cột riêng, vì nó không làm đổi sĩ số toàn trường. Gộp chung với chuyển trường sẽ cho một con số "biến động" phóng đại.
• Tháng không có biến động vẫn có dòng (số 0), để bạn không nhầm với tháng chưa có dữ liệu.

Lý do rời trường: các lý do và số lượt, xếp từ nhiều đến ít. Báo cáo này loại các lượt chuyển lớp trong trường.

Ngoài ra báo cáo Sĩ số theo lớp / khối cho sĩ số hiện tại, tách nam và nữ. Xem toàn bộ danh mục ở Báo cáo và bảng điều khiển.

Xoá nhầm hồ sơ

Hồ sơ học sinh bị xoá không mất ngay: chúng nằm trong thùng rác của màn hình Học sinh. Dùng bộ lọc bản ghi đã xoá để tìm và khôi phục. Xoá vĩnh viễn chỉ quản trị viên làm được.

Học sinh nghỉ học hay chuyển trường thì đừng xoá hồ sơ: dùng Rời trường và trạng thái hồ sơ như hướng dẫn ở trên, để điểm, học bạ và lịch sử của em vẫn còn.

Bước tiếp theo

Trang	Khi nào đọc
Thiết lập đầu năm	Dựng lớp, môn, phân công trước khi nhập học sinh
Báo cáo và bảng điều khiển	Xem sĩ số, biến động, kiểm tra hồ sơ trước khi nộp CSDL ngành
Chốt kỳ và học bạ	Cuối năm: xét lên lớp, học bạ