Chốt kỳ và học bạ

Trang này dành cho giáo vụ và ban giám hiệu. Thứ tự dưới đây là thứ tự bắt buộc: mỗi bước cần bước trước hoàn tất.

Cuối học kỳ

1. Đôn đốc nhập liệu

/admin -> Sổ sách -> Tình hình nhập liệu. Cảnh báo chuyên cần lên trên cùng, rồi hai bảng tiến độ: nhập điểm theo lớp môn học, rèn luyện theo lớp chủ nhiệm. Việc còn dang dở xếp lên đầu.

Dùng bảng này để biết cần nhắc ai, thay vì hỏi vòng quanh.

2. Giáo viên hoàn tất phần mình

• Giáo viên bộ môn: nhập nốt điểm và ghi nhận xét môn học cho từng em (nhận xét này đi vào học bạ).
• Giáo viên chủ nhiệm: chốt rèn luyện; đối chiếu Tổng hợp lớp.
• Chủ nhiệm tiểu học: chốt phần tổng hợp trong Sổ tiểu học.

Hướng dẫn cho giáo viên: Sổ điểm và đánh giá, Chủ nhiệm lớp.

3. Đóng sổ

Hai mức khoá, dùng cho hai việc khác nhau:

Cách	Tác dụng	Khi nào
Đợt mở sổ (Sổ sách -> Đợt mở sổ)	Đặt khoảng ngày được nhập cho một loại sổ (Sổ điểm, hoặc Rèn luyện & nề nếp) của một học kỳ. Mở lại được	Chốt điểm nhưng vẫn cho ghi rèn luyện tiếp
Đổi trạng thái học kỳ sang Đã khoá sổ hoặc Đã đóng	Khoá toàn bộ việc ghi của học kỳ	Khi mọi thứ đã xong

Trạng thái học kỳ đổi trong Trường học -> Năm học -> mở năm học -> tab Học kỳ.

Mỗi đợt mở sổ có Mở từ ngày, Hạn chót (để trống nghĩa là không giới hạn) và công tắc Đang mở để đóng ngay giữa đợt mà không phải sửa ngày.

Không tạo đợt mở sổ nào nghĩa là sổ luôn mở

Đợt mở sổ là công cụ để siết, không phải thứ phải bật lên mới dùng được. Trường không cần siết lịch thì bỏ qua màn hình này.

Cột trạng thái trong danh sách hiện hiệu lực thực tế: một đợt đang bật nhưng đã quá hạn hiện là Quá hạn (đang chặn), một đợt chưa tới ngày mở hiện là Chưa tới hạn mở.

Giáo vụ (người đặt đợt) không bị đợt mở sổ chặn.

Sau khi đóng, giáo viên vẫn mở sổ ra xem được, chỉ không ghi được, và màn hình nói rõ vì sao (đã đóng đợt, chưa tới đợt, quá hạn) kèm lời nhắc liên hệ giáo vụ.

Cuối năm học

4. Xét lên lớp

/admin -> Sổ sách -> Xét lên lớp.

Bảng hiện cả ba điều kiện cạnh đề xuất của hệ thống, để hội đồng kiểm được trước khi chốt:

Điều kiện	Theo Thông tư 22
Kết quả học tập cả năm	Điều 12
Kết quả rèn luyện cả năm	Điều 12
Số buổi nghỉ	Không quá 45 buổi/năm (hoặc ngưỡng trường đặt ở Quy định của trường)

Ba kết cục, không phải hai:

• Được lên lớp
• Rèn luyện / kiểm tra lại trong hè
• Không được lên lớp

Hệ thống chỉ đề xuất, hội đồng nhà trường quyết

Chốt khác đề xuất là hoàn toàn hợp lệ, nhưng bắt buộc ghi lý do.

Quyết định lưu kèm ảnh chụp ba điều kiện lúc chốt: sửa điểm sau đó không làm đổi quyết định đã ra. Ngưỡng buổi nghỉ cũng là ngưỡng tại lúc xét, trường đổi quy định giữa năm không viết lại kết luận cũ.

Vài điều đáng lưu ý:

• Nghỉ quá 45 buổi thì thẳng "Không được lên lớp", không qua đường rèn luyện hè. Đúng 45 buổi vẫn được lên lớp.
• Số buổi nghỉ tính cả có phép lẫn không phép, và chỉ đếm điểm danh theo buổi của giáo viên chủ nhiệm. Vắng một tiết bộ môn không tính là nghỉ buổi.
• Danh sách môn xét theo đăng ký học của từng em, không theo PPCT của khối: lớp 10 chương trình 2018 mỗi em chọn tổ hợp khác nhau.
• Còn môn chưa đủ điểm thì không xếp loại, và màn hình nói rõ thiếu môn nào.

5. Khen thưởng - Kỷ luật

/admin -> Sổ sách -> Khen thưởng - Kỷ luật.

Hệ thống đề xuất mức khen thưởng đủ điều kiện theo Thông tư 22 Điều 15, đặt ngay cạnh ô ghi quyết định (số quyết định, ngày, cấp ra, lý do).

Hệ thống không bao giờ đề xuất kỷ luật

Chỉ đề xuất khen thưởng. Kỷ luật là quyết định của con người từ đầu đến cuối, máy không gợi ý.

Mức đi vào hồ sơ thì bắt buộc có số quyết định; nhắc nhở và khen đột xuất thì không cần.

6. Học bạ

/admin -> Sổ sách -> Học bạ. Chọn năm học và lớp.

Cột Tình trạng cho biết từng em đã đủ dữ liệu chưa (Đầy đủ, hoặc thiếu gì). Đi bù những chỗ thiếu ở các màn hình tương ứng, rồi quay lại.

Học bạ tự đổi mẫu theo cấp học: lớp tiểu học ra mẫu Thông tư 27, lớp THCS và THPT ra mẫu Thông tư 22.

Niêm phong

Trước khi niêm phong, đây chưa phải học bạ chính thức

Học bạ được dựng lại từ dữ liệu đang có mỗi lần mở: sửa một ô điểm hôm nay là đổi luôn "học bạ" của năm ngoái. Bản in nói thẳng điều đó trên mặt giấy: "Bản dựng lại từ dữ liệu, chưa niêm phong, không phải bản gốc".

Sau khi Niêm phong, bản in đọc từ ảnh chụp: sửa điểm không còn đổi được học bạ nữa.

• Niêm phong từng em, hoặc Niêm phong cả lớp.
• Không niêm phong được học bạ còn thiếu dữ liệu.
• Gỡ niêm phong bắt buộc ghi lý do, và dòng cũ không bị xoá: "đã từng niêm phong rồi gỡ" là thông tin phải giữ lại.
• Niêm phong không phải chữ ký số. Nó chống dữ liệu bị đổi âm thầm (có mã đối chiếu, phát hiện được cả khi dữ liệu bị sửa ngoài hệ thống), nhưng không chứng minh danh tính trước bên thứ ba. Bản in ghi rõ "Đã niêm phong nội bộ, chưa có chữ ký số theo quy định".
• Nút Ký số có sẵn nhưng báo chưa dùng được, kèm lý do, cho tới khi trường có chứng thư số.

In và xuất

Nút	Kết quả
In học bạ (PDF)	Một học sinh
In cả lớp (PDF)	Một tệp cho cả lớp, không phải hàng chục tệp rời
Tải gói (PDF + XML)	Gói lưu trữ của một em đã niêm phong

Học bạ thiếu vẫn xem và in được

Cố ý như vậy: giáo vụ cần cầm bản in đi đối chiếu để biết thiếu chỗ nào mà bù.

Tệp XML theo lược đồ nội bộ, có ghi rõ trong file là đang chờ mẫu chính thức của Bộ. Khi Bộ công bố mẫu, hệ thống thêm bộ chuyển đổi chứ không sửa dữ liệu đã niêm phong.

Báo cáo và nộp CSDL ngành

Cuối kỳ, cuối năm thường cần thêm:

• Báo cáo xếp loại học kỳ, danh sách lên lớp / rèn luyện hè / ở lại, chuyên cần, công nợ học phí: Sổ sách -> Báo cáo.
• Kiểm tra hồ sơ trước khi nộp và xuất file đối chiếu với cơ sở dữ liệu ngành: Vận hành -> CSDL ngành.

Chi tiết từng báo cáo: Báo cáo và bảng điều khiển.

Trình tự tóm tắt

1. Nhập nốt điểm và nhận xét môn (giáo viên bộ môn).
2. Chốt rèn luyện (giáo viên chủ nhiệm).
3. Đóng đợt mở sổ hoặc khoá học kỳ (giáo vụ).
4. Xét lên lớp (hội đồng nhà trường).
5. Khen thưởng - kỷ luật (hiệu trưởng ký quyết định).
6. Kiểm tra học bạ -> Niêm phong -> In cả lớp (giáo vụ).

Bước tiếp theo

Trang	Khi nào đọc
Sổ điểm và đánh giá	Xem lại luật tính điểm trung bình
Báo cáo và bảng điều khiển	Lập báo cáo nộp Phòng, Sở
Vì sao hệ thống chặn tôi	Khi gặp thông báo chặn không rõ lý do