Giao diện
Thiết bị và cơ sở vật chất
Trang này dành cho nhân viên thiết bị. Các màn hình nằm ở trang quản trị /admin, nhóm Vận hành (riêng nhóm tài sản nằm ở nhóm Thiết lập trường).
Nguyên tắc trước khi bắt đầu
Sổ tài sản ở đây hoạt động như sổ giấy: mọi thay đổi đều để lại vết, không có nút xoá tài sản.
- Form sửa chỉ sửa hồ sơ mô tả (tên, nguyên giá, số năm hao mòn).
- Phòng và tình trạng không sửa trong form, phải đi qua các thao tác riêng, để sổ biến động ghi được ai chuyển, từ đâu đến đâu, khi nào.
- Tài sản ra khỏi sổ chỉ bằng hai đường: Ghi giảm (mất, hỏng không phục hồi) hoặc Thanh lý theo quyết định.
1. Nhóm tài sản
Thiết lập trường -> Nhóm Tài Sản: "Máy chiếu", "Bàn ghế", "Thiết bị thí nghiệm"...
Nhóm còn tài sản thì không có nút xoá.
2. Ghi tăng
Vận hành -> Thiết Bị - CSVC -> nút Ghi tăng:
| Trường | Ghi chú |
|---|---|
| Tên | vd "Máy chiếu Panasonic PT-LB426" |
| Nhóm, Phòng | |
| Số lượng | Ghi tăng cả lô một lần |
| Tiền tố mã + Số bắt đầu | Sinh dãy mã liên tục TS00012, TS00013... |
| Nguyên giá mỗi cái | |
| Ngày mua / tiếp nhận, Số năm hao mòn | Dùng để tính giá trị còn lại |
Mã trùng thì từ chối trọn lô
Giống nhập kho thư viện: chỉ cần một mã trong dãy đã tồn tại là không ghi tăng cái nào. Mã tài sản ghi một lần, không tái sử dụng, kể cả sau thanh lý.
3. Việc trong năm
Các thao tác trên từng tài sản:
| Nút | Làm gì |
|---|---|
| Điều chuyển | Chọn Chuyển đến phòng; sổ ghi từ phòng nào sang phòng nào |
| Ghi nhận tình trạng | Lật giữa Đang dùng và Hỏng (sau khi sửa chữa thì lật lại) |
| Ghi giảm | Mất, hỏng không phục hồi. Bắt buộc ghi lý do ghi giảm |
| Phần Sổ biến động (khi mở tài sản) | Xem toàn bộ lịch sử: Ngày, Loại, Từ phòng, Đến phòng, Ghi chú, Người ghi |
Ba đường ba nghĩa, không trộn
- Ghi nhận tình trạng chỉ lật Đang dùng / Hỏng.
- Mất đi đường Ghi giảm.
- Thanh lý đi theo quyết định.
Trộn ba thứ này vào một nút thì sổ tài sản không trả lời được câu "vì sao cái máy chiếu này biến mất khỏi sổ".
Sổ biến động chỉ đọc, không ghi thẳng vào được từ giao diện. Tài sản đang được mượn thì không ghi giảm được: thu về trước.
4. Mượn thiết bị
Vận hành -> Mượn Thiết Bị -> Cho mượn: chọn thiết bị, Người mượn (giáo viên), Tiết dạy (để trống nếu mượn ngoài giờ dạy), Hẹn trả.
Phiếu quá hẹn mang nhãn Quá hẹn.
Khi nhận lại: nút Nhận trả với Tình trạng lúc trả:
| Tình trạng | Hệ thống làm gì |
|---|---|
| Nguyên vẹn | Tài sản về Đang dùng |
| Hỏng | Tài sản sang Hỏng, kèm một dòng tình trạng trong sổ biến động |
| Mất | Tài sản sang Mất / đã ghi giảm, kèm dòng ghi giảm trong sổ biến động |
Mất thiết bị không tự sinh phiếu bồi thường
Bồi thường thiết bị của giáo viên là quyết định hành chính của nhà trường, không phải phép nhân của phần mềm. Hệ thống ghi nhận việc mất và để nhà trường quyết.
Chỉ cho mượn được thiết bị đang ở tình trạng Đang dùng. Hỏng, mất, đang có người mượn hay đã thanh lý đều bị chặn.
Giáo viên không tự vào màn hình này; nhân viên thiết bị lập phiếu hộ.
5. Kiểm kê hằng năm
Vận hành -> Kiểm Kê Tài Sản:
- Mở đợt kiểm kê: hệ thống chụp sổ tài sản (tài sản nào, ở phòng nào, tình trạng gì).
- Bấm Đếm: chọn Đang đứng ở phòng, rồi quét hoặc gõ mã từng cái, Enter mỗi lần.
- Đóng đợt: hệ thống báo trước còn bao nhiêu tài sản chưa quét; những cái đó vào biên bản là không thấy.
- Sau khi đóng, có hai nút riêng, mỗi nút một lần xác nhận:
- Ghi mất các tài sản không thấy
- Chuyển sổ theo phòng thực tế
Kiểm kê tài sản khác kiểm kê sách ở chỗ có VỊ TRÍ
Quét mã ghi kèm phòng bạn đang đứng. Tài sản thấy ở phòng khác với sổ được đánh dấu lệch vị trí: đó là để nhầm chỗ, không phải mất. Biên bản phải phân biệt được hai chuyện đó.
Cả hai bước sửa sổ đều là nút riêng có xác nhận: biên bản đề xuất, người quyết.
Mỗi lúc chỉ có một đợt kiểm kê mở.
6. Thanh lý
Vận hành -> Thanh Lý Tài Sản -> Lập quyết định thanh lý: Số quyết định, Ngày quyết định, Lý do, chọn tài sản thanh lý.
- Số quyết định là bắt buộc: đây là hồ sơ theo Thông tư 16.
- Phải thu tài sản về trước: cái đang trong tay người mượn bị chặn, kèm danh sách mã cần thu về.
- Mã giữ vĩnh viễn; một tài sản chỉ thanh lý một lần.
Giá trị còn lại
Cột Giá trị còn lại tính theo hao mòn đường thẳng từ nguyên giá và số năm hao mòn.
Đây là số tham khảo, không thay sổ kế toán
Dùng để cân nhắc lúc kiểm kê và thanh lý. Trường cần chuẩn kế toán nhà nước thì dùng phần mềm tài chính riêng.
Thiếu dữ liệu (chưa khai nguyên giá hoặc số năm hao mòn) thì cột hiện "Thiếu dữ liệu tính", không hiện 0.
Chưa có
Bản in, tải file cho sổ tài sản, biên bản kiểm kê, quyết định thanh lý.