Thư viện

Trang này dành cho thủ thư. Các màn hình nằm ở trang quản trị /admin, nhóm Vận hành (riêng hạn mức nằm ở nhóm Thiết lập trường).

Thiết lập một lần

Thiết lập trường -> Hạn mức thư viện: hạn mức mượn theo từng nhóm bạn đọc, bấm Lưu hạn mức.

Cột	Mặc định (học sinh)	Mặc định (giáo viên)
Mượn tối đa (cuốn)	3 cuốn	10 cuốn
Số ngày mượn	14 ngày	30 ngày
Gia hạn tối đa (lần)	1 lần	2 lần
Phạt quá hạn (đồng/ngày)	2.000 đồng	2.000 đồng

Chưa lưu gì thì hệ thống dùng đúng các mức trên, không cần cấu hình mới cho mượn được.

Biên mục và nhập kho

Đầu sách

Vận hành -> Đầu Sách: Tên sách, Tác giả, Nhà xuất bản, ISBN, Mã phân loại DDC, Năm xuất bản, Ngôn ngữ, Giá bìa, Ghi chú.

Điền giá bìa ngay khi biên mục

Giá bìa là căn cứ bồi thường khi mất sách. Để trống thì lúc có em làm mất, không có gì để tính.

Cột Tổng bản và Sẵn cho mượn cho biết đầu sách còn bản nào trên kệ.

Nhập kho

Vận hành -> Nhập Kho: mọi bản sách vào thư viện đều qua một chứng từ.

1. Tạo chứng từ: Số chứng từ, Ngày nhập, Hình thức bổ sung (Mua sắm / Biếu tặng / Khác), Nguồn cung cấp, Ghi chú.
2. Bấm Nhập bản sách: chọn đầu sách, Số lượng, Tiền tố số ĐKCB, Số bắt đầu. Hệ thống sinh dãy số liên tục TV00045, TV00046, TV00047...

Trùng số ĐKCB thì từ chối trọn lô

Chỉ cần một số trong dãy đã tồn tại là không bản nào được nhập: "Số ĐKCB đã tồn tại: ... Không nhập bản nào, chọn số bắt đầu khác." Không nhập nửa chừng, vì chứng từ ghi 50 cuốn mà kệ chỉ có 23 là khoản lệch mà kiểm kê cuối năm sẽ phải giải thích.

Số ĐKCB không bao giờ tái sử dụng, kể cả sau khi thanh lý. Sổ đăng ký cá biệt là sổ ghi một lần.

Bản sách chỉ sửa được (Kho / vị trí, Tình trạng, Ghi chú tình trạng) ở phần Bản Sách khi mở đầu sách. Không có nút tạo bản sách bằng tay. Tình trạng "Đang mượn" do việc mượn trả tự đặt, không chọn tay được.

Bạn đọc

Vận hành -> Bạn Đọc: hai nút riêng ở góc trên, Cấp thẻ học sinh và Cấp thẻ giáo viên.

• Số thẻ để trống thì hệ thống tự cấp (TV-HS00012, TV-GV00003).
• Một người chỉ có một hồ sơ bạn đọc: "Người này đã có hồ sơ bạn đọc."
• Mở hồ sơ để đặt Hết hạn, hoặc bật Tạm khoá kèm Lý do khoá khi cần. Bạn đọc bị khoá không mượn được sách cho tới khi mở lại.

Lưu thông hằng ngày

Vận hành -> Mượn Trả: mục menu mang số đỏ đếm số phiếu quá hạn. Bộ lọc Chỉ quá hạn giúp gọi nhắc nhanh.

Nút	Ở đâu	Luật
Cho mượn	Góc trên	Chọn số ĐKCB và số thẻ bạn đọc; hạn trả tính tự động theo nhóm
Đặt trước	Góc trên	Xem mục Đặt trước bên dưới
Trả sách	Trên phiếu đang mượn	Trễ hạn thì tính phạt = số ngày trễ x mức phạt của nhóm, ghi vào phiếu
Gia hạn	Trên phiếu đang mượn	Cộng thêm một chu kỳ mượn
Báo mất	Trên phiếu đang mượn	Bản sách ra khỏi lưu thông; bồi thường theo giá bìa

Khi nào hệ thống từ chối cho mượn

• "Bạn đọc đang bị tạm khoá."
• "Bản sách không sẵn trên kệ."
• "Bạn đọc đã mượn đủ hạn mức N cuốn."
• "Bạn đọc đang giữ sách quá hạn, trả trước rồi mới mượn tiếp."

Khi nào không gia hạn được

• Phiếu đã quá hạn: gia hạn là xin thêm thời gian, không phải xoá thời gian đã trễ. Mang sách về trả.
• Đã gia hạn đủ số lần cho phép.
• Người khác đang đặt trước đầu sách đó.

Đặt trước

Bấm Đặt trước ở màn Mượn Trả. Chỉ đặt được khi đầu sách hết bản trên kệ; còn bản thì cho mượn thẳng. Một bạn đọc không đặt trùng một đầu sách hai lần.

Danh sách lượt đặt ở Vận hành -> Đặt Trước, có nút Huỷ lượt đặt cho lượt đang chờ. Khi bạn đọc đó đến mượn sách, lượt đặt tự chuyển sang "Đã mượn".

Tiền phạt đi đâu

Phạt chỉ thành phiếu thu khi đủ hai điều kiện

(a) trường bật phần Thu phí, và (b) bạn đọc là học sinh.

Ngược lại, cột Phạt / bồi thường ghi chú "Chưa lập phiếu thu" và khoản nợ vẫn nằm trên phiếu mượn, không mất dữ liệu. Giáo viên không đi qua phiếu thu vì phiếu thu gắn với học sinh.

Kiểm kê

Vận hành -> Kiểm Kê:

1. Mở đợt kiểm kê: đặt tên (vd "Kiểm kê cuối năm học 2026-2027"). Hệ thống chụp ảnh kho tại thời điểm đó.
2. Bấm Đếm: ô nhập Số ĐKCB luôn sẵn con trỏ. Quét bằng máy hoặc gõ rồi Enter, mỗi lần một quyển. Màn hình hiện số đã thấy, số chưa quét và danh sách vừa quét.
3. Đóng đợt: hệ thống báo trước còn bao nhiêu bản chưa quét, và những bản đó sẽ vào biên bản là không thấy.
4. Ghi mất các bản lệch: bước riêng, có xác nhận.

Mỗi lúc chỉ một đợt kiểm kê mở

Đợt chỉ gồm bản đang trên kệ. Bản đang mượn đối chiếu qua phiếu mượn; bản đã mất hoặc đã thanh lý đã ra khỏi kho từ trước. Quét trúng chúng thì hệ thống báo ngay tại quầy: có thể bạn gõ sai, hoặc có thứ đang nằm sai chỗ.

Đóng đợt chỉ ghi biên bản. Việc chuyển các bản không thấy sang "Mất" là nút riêng: máy đề xuất, người quyết.

Thanh lý

Vận hành -> Thanh Lý -> Lập quyết định thanh lý: Số quyết định, Ngày quyết định, Lý do, chọn các bản thanh lý.

• Số quyết định là bắt buộc và không được trùng: đây là hồ sơ theo Thông tư 16/2022.
• Phải thu sách về trước. Bản đang trong tay bạn đọc bị chặn, kèm danh sách số ĐKCB cần thu về.
• Một bản chỉ thanh lý một lần; dòng và số ĐKCB giữ vĩnh viễn trong sổ.

Báo cáo thư viện (TT 16/2022)

Vận hành -> Báo cáo thư viện:

• Đầu sách / học sinh và Bản / học sinh: chỉ số của Thông tư 16.
• Lượt mượn theo tháng trong năm.
• Bạn đọc hoạt động: số bạn đọc có ít nhất một lượt mượn trong năm.

Bản đã mất hoặc thanh lý không tính vào "Bản sách phục vụ". Mẫu số bằng 0 thì hiện "chưa có" thay vì 0: chưa có học sinh để chia khác hẳn 0 bản một em.

Lịch sử mượn trên hồ sơ học sinh

Mỗi lượt mượn của học sinh cũng hiện trên dòng thời gian trong hồ sơ học sinh (nguồn "Thư viện"), tô màu cảnh báo cho quá hạn hoặc mất sách. Xem Hồ sơ học sinh và biến động sĩ số.

Chưa có

Bản in, tải file báo cáo TT16 (hiện xem trên màn hình); cổng tra cứu sách cho học sinh.