Giao diện
Tuyển sinh đầu cấp
Trang này dành cho giáo vụ và cán bộ được giao việc tuyển sinh. Hai màn hình nằm ở trang quản trị /admin, nhóm Vận hành.
Dùng cho tuyển sinh vào lớp đầu cấp: lớp 1, lớp 6, lớp 10.
1. Mở đợt tuyển sinh
Vận hành -> Đợt tuyển sinh -> Tạo mới:
Năm học, Khối tuyển, Tên đợt, Chỉ tiêu, Nhận hồ sơ từ, Nhận hồ sơ đến, Đang mở, Ghi chú.
- Chỉ tiêu là số suất cấp trên giao. Duyệt vượt chỉ tiêu bị chặn.
- Tắt Đang mở để dừng nhận hồ sơ ngay, không cần đợi hết hạn.
Danh sách đợt có sẵn các cột Chỉ tiêu, Còn lại và Hồ sơ, không phải mở từng đợt ra đếm.
Tuyến tuyển sinh
Mở một đợt để sửa, phần Tuyến tuyển sinh ở dưới: khai từng Phường/xã kèm Quận/huyện thuộc tuyến.
Sửa tuyến giữa đợt không đổi hồ sơ đã nộp
Hồ sơ được đánh dấu Trong tuyến / Ngoài tuyến ngay lúc nộp và giữ nguyên kết quả đó. Sở điều chỉnh địa giới giữa đợt thì chỉ hồ sơ nộp sau mới theo danh sách mới. Quyết định đã báo cho phụ huynh không bị mất căn cứ.
2. Nhận hồ sơ
Vận hành -> Hồ sơ tuyển sinh -> Tạo mới:
| Nhóm | Trường |
|---|---|
| Đợt | Đợt tuyển sinh |
| Trẻ | Họ và tên trẻ, Ngày sinh, Giới tính, Phường/xã, Quận/huyện, Địa chỉ, Trường/lớp trước đó |
| Người nộp | Người nộp hồ sơ, Điện thoại, Email |
| Xét tuyển | Diện ưu tiên (con thương binh, anh chị em ruột đang học, hộ nghèo...) |
- Mã hồ sơ tự sinh (bắt đầu bằng
TS), dùng để phụ huynh tra cứu. - Hệ thống tự đánh dấu Trong tuyến / Ngoài tuyến bằng cách so ô Phường/xã với danh sách tuyến của đợt. Hãy gõ tên phường/xã đúng như đã khai trong tuyến, gõ khác đi là hồ sơ bị đánh dấu ngoài tuyến.
- Không nhận được hồ sơ khi đợt đã tắt Đang mở hoặc ngoài khoảng ngày nhận: "Đợt tuyển sinh này không nhận hồ sơ vào thời điểm hiện tại."
- Thiếu họ tên hoặc ngày sinh của trẻ cũng bị chặn.
"Ngoài tuyến" chỉ là cảnh báo, không tự loại
Diện ưu tiên, anh chị em ruột đang học, con cán bộ điều động... vẫn xét bình thường. Máy đánh dấu, người quyết định.
Danh sách hồ sơ lọc được theo Đợt, Trạng thái và Trong tuyến.
3. Xét duyệt
Các nút trên từng dòng hồ sơ. Hai nút duyệt đặt ngay trên hàng vì đó là việc làm hàng trăm lần một đợt; Rút hồ sơ và Sửa nằm trong menu ba chấm.
| Nút | Hiện khi | Ghi chú |
|---|---|---|
| Duyệt trúng tuyển | Hồ sơ Đã nộp | Chiếm một suất trong chỉ tiêu. Ghi chú không bắt buộc. |
| Không trúng tuyển | Hồ sơ Đã nộp hoặc Trúng tuyển | Bắt buộc ghi lý do, vì phụ huynh sẽ hỏi |
| Nhập học | Hồ sơ Trúng tuyển | Tạo hồ sơ học sinh thật |
| Rút hồ sơ | Mọi hồ sơ chưa nhập học | Trả suất về ngay để trường gọi em kế tiếp |
Trạng thái đi theo: Đã nộp -> Trúng tuyển -> Đã nhập học, hai nhánh rẽ là Không trúng tuyển và Đã rút hồ sơ.
Vượt chỉ tiêu thì hệ thống chặn thật
"Đã duyệt đủ N chỉ tiêu của đợt này." Hai cán bộ cùng ngồi duyệt suất cuối không thể cùng trúng.
Chỉ trạng thái Trúng tuyển và Đã nhập học chiếm chỗ. Rút hồ sơ trả suất về ngay lập tức, kể cả khi em đó đã trúng tuyển, vì chọn trường khác là quyền của gia đình.
4. Nhập học
Nút Nhập học chuyển hồ sơ tuyển sinh thành hồ sơ học sinh thật. Xong việc, hệ thống báo mã học sinh vừa tạo.
Hồ sơ tuyển sinh không phải học sinh
Chưa bấm Nhập học thì trẻ không nằm trong sĩ số và không xuất hiện ở báo cáo sĩ số nào. Đây là chủ ý: hồ sơ nộp vào chưa chắc thành học sinh của trường.
- Chỉ hồ sơ đã trúng tuyển mới nhập học được.
- Bấm hai lần vẫn ra đúng một học sinh.
- Không rút được hồ sơ đã nhập học: lúc đó là chuyển trường, làm ở hồ sơ học sinh. Xem Hồ sơ học sinh và biến động sĩ số.
Sau khi nhập học, em vào quy trình học sinh bình thường. Việc xếp em vào lớp vẫn làm thủ công, xem Thiết lập đầu năm.
Lịch làm việc một đợt
Mở đợt + khai tuyến (trước ngày nhận hồ sơ)
|
Nhận hồ sơ tại quầy (trong thời gian nhận)
|
Xét duyệt: trúng / không trúng / rút
|
Công bố kết quả
|
Nhập học cho em đã trúng (đến làm thủ tục)
|
Xếp lớp (xem Thiết lập đầu năm)Báo cáo
Ở /admin -> Sổ sách -> Báo cáo:
- Phễu tuyển sinh: theo từng đợt, số hồ sơ nộp, trúng tuyển, đã nhập học, tỉ lệ trúng tuyển, tỉ lệ ảo và mức lấp đầy chỉ tiêu.
- Hồ sơ theo tuyến và phường: số hồ sơ trong tuyến, ngoài tuyến theo từng phường/xã.
Tỉ lệ ảo là phần em đã trúng tuyển nhưng không đến nhập học. Trường tuyển đủ chỉ tiêu mà mất 15% ở khâu cuối sẽ thiếu lớp, và điều đó chỉ lộ ra vào ngày khai giảng nếu không ai theo dõi. Ô Tỉ lệ ảo tuyển sinh cũng có trên bảng điều khiển hiệu trưởng; khi chưa duyệt hồ sơ nào, ô này ghi "Chưa duyệt hồ sơ nào" thay vì 0%. Xem Báo cáo và bảng điều khiển.
Chưa có
- Cổng nộp hồ sơ trực tuyến cho phụ huynh: hiện phụ huynh nộp tại quầy, cán bộ nhập hộ.
- Tự xếp lớp sau khi nhập học.
- Bản in danh sách trúng tuyển.
Ai làm gì
Toàn bộ do giáo vụ đảm nhiệm. Riêng thao tác quyết định trúng tuyển, không trúng tuyển có quyền riêng, tách khỏi quyền sửa hồ sơ: sửa chính tả trong hồ sơ và quyết định một đứa trẻ có vào trường hay không là hai việc khác nhau. Người chỉ có quyền sửa bấm nút duyệt sẽ nhận thông báo "Bạn không có quyền xét duyệt hồ sơ tuyển sinh." Xem Vai trò và phân quyền.