Liên lạc với phụ huynh

Trang này dành cho giáo viên chủ nhiệm (và giáo vụ). Ba việc chính: duyệt đơn xin nghỉ, phát hành sổ liên lạc, tổ chức họp phụ huynh.

Phía phụ huynh nhìn thấy gì, xem Cổng phụ huynh. Bạn có thể gửi thẳng đường dẫn trang đó cho phụ huynh lớp mình.

Hồ sơ phụ huynh

Giáo vụ quản lý ở trang quản trị /admin -> Phụ huynh & học sinh -> Phụ huynh. Giáo viên chủ nhiệm được xem danh sách này (không sửa), dùng như danh bạ để gọi điện, nếu đã được nhà trường cho vào trang quản trị. Trong hồ sơ học sinh cũng có tab Phụ huynh chỉ để xem.

Mỗi hồ sơ phụ huynh có phần danh sách con để nối với học sinh, kèm ba thông tin:

Trường	Ý nghĩa
Quan hệ	Bố / Mẹ / Ông/Bà / Anh/Chị / Người giám hộ / Khác
Liên hệ chính	Người giáo viên gọi trước. Mỗi học sinh chỉ một người: đặt người mới thì người cũ tự mất cờ
Nhận thông báo	Ai nhận tin trong ứng dụng. Tách khỏi "Liên hệ chính": cả bố và mẹ đều có thể nhận tin

Nút Liên kết tài khoản nối hồ sơ với một tài khoản đăng nhập và tự cấp quyền phụ huynh. Hai bộ lọc Chưa có tài khoản và Chưa nối con giúp rà soát đầu năm.

Phụ huynh chưa có tài khoản vẫn lưu hồ sơ bình thường

Chỉ là họ không nhận được thông báo trong ứng dụng và không vào cổng được. Số điện thoại vẫn nằm trong danh bạ để gọi.

Hồ sơ phụ huynh cũng tạo được khi nhập học sinh từ Excel: file có ba cột Họ tên phụ huynh, SĐT phụ huynh, Quan hệ là hệ thống tự tạo (hoặc tìm theo số điện thoại) và nối với học sinh. Phụ huynh đầu tiên của em thành liên hệ chính. Xem Hồ sơ học sinh và biến động sĩ số.

Đơn xin nghỉ

/teacher -> Phụ huynh -> Đơn xin nghỉ. Trang chủ /teacher cũng có khối Đơn xin nghỉ chờ duyệt (tự ẩn khi không có đơn).

Lọc Chờ duyệt rồi xử lý từng đơn:

• Duyệt: hệ thống nhắc trước rằng duyệt xong sẽ tự đánh "vắng có phép" cho các buổi trong đơn.
• Từ chối: bắt buộc ghi Lý do từ chối. Phụ huynh đọc được lý do này trên cổng.

Chỉ giáo viên chủ nhiệm của chính lớp em đó (hoặc giáo vụ) mới duyệt được.

Ghi nghỉ dài hạn (ghi hộ khi phụ huynh gọi điện)

Khi phụ huynh gọi điện hoặc gửi giấy thay vì nộp qua cổng: bấm Ghi nghỉ dài hạn, chọn học sinh, khoảng ngày, lý do, rồi Ghi và áp vào điểm danh.

Một em ốm 5 ngày chỉ cần một thao tác, không phải mở 5 buổi điểm danh. Nên ghi cả nguồn báo trong lý do, ví dụ "Mẹ gọi điện 7h30, sốt xuất huyết". Bản ghi này là một đơn đã duyệt, nên các buổi mở sau trong khoảng ngày đó cũng tự nhận.

Đơn đã duyệt ghi đè cả "vắng không phép"

Em nghỉ hôm qua bị đánh không phép, hôm nay gia đình mang giấy lên: duyệt đơn là ô đó tự chuyển thành có phép.

Sổ liên lạc

/teacher -> Giảng dạy -> Sổ liên lạc. Thường làm cuối tháng.

1. Chọn lớp và kỳ (mặc định "Tháng N", sửa được tên kỳ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc).
2. Với từng em, số liệu hiện ngay cạnh ô nhận xét, không phải mở tab khác để tra.
3. Viết Nhận xét của giáo viên chủ nhiệm. Đây là phần phụ huynh đọc trước tiên.
4. Phát hành từng em, hoặc Phát hành cho cả lớp.
5. In sổ liên lạc nếu trường cần bản giấy có chữ ký.

Tờ sổ gồm ba mục: Học tập (điểm từng môn kèm nhận xét môn học của giáo viên bộ môn), Chuyên cần, Nề nếp (giữ cả điểm cộng, không chỉ lỗi). Mục nào không có gì để nói thì không xuất hiện, tờ sổ không có ô trống vô nghĩa.

Tờ sổ đã phát hành là ảnh chụp

Sửa điểm hay điểm danh sau khi phát hành không làm đổi tờ phụ huynh đang xem. Muốn đổi thì phát hành lại, nhưng xem lưu ý dưới.

Vài luật cần biết:

• Không phát hành tờ trống. Không có số liệu và không có nhận xét thì hệ thống bỏ qua em đó và hiện danh sách em bị bỏ qua kèm lý do, để bạn không tưởng đã gửi cả lớp.
• Chỉ có nhận xét thôi là đủ để phát hành: em không có số liệu nhưng bạn có điều muốn nói thì vẫn gửi được.
• Phụ huynh đã bấm "Tôi đã xem" thì không phát hành đè được nữa, và ô nhận xét của em đó bị khoá. Lần xác nhận đầu tiên được giữ.
• Mục Học tập không hiện "điểm trung bình tạm": chưa đủ đầu điểm thì chỉ liệt kê điểm thành phần.
• In sổ liên lạc in đúng bản đã phát hành. Kỳ chưa phát hành tờ nào thì chưa in được.

Họp phụ huynh

/teacher -> Giảng dạy -> Họp phụ huynh. Một màn hình cho cả vòng đời buổi họp:

1. Tạo buổi họp: nội dung họp, ngày họp, giờ bắt đầu, địa điểm, chương trình. Ngày họp gợi ý mặc định là tuần sau, để giấy mời đến kịp trước khi phụ huynh xin nghỉ làm.
2. Gửi giấy mời: từ lúc này phụ huynh thấy buổi họp trên cổng và trả lời được.
3. Theo dõi bảng trả lời.
4. Trong buổi họp: đánh dấu gia đình đã dự, bấm Lưu điểm danh.
5. Sau buổi họp: viết biên bản, Lưu biên bản, rồi In biên bản.

Có thể Huỷ buổi họp (bắt buộc ghi lý do). Buổi đã huỷ vẫn hiện trên cổng kèm lý do, để phụ huynh biết mà khỏi đến.

Bảng thống kê hiện: Gia đình, Sẽ dự, Báo vắng, Chưa trả lời, Đã dự, Hẹn dự nhưng vắng. Ô cuối tô màu riêng: đó là nhóm bạn cần gọi lại.

Một dòng cho một GIA ĐÌNH

Bảng tính theo học sinh, không theo từng phụ huynh: bố và mẹ cùng đến vẫn là một dòng.

Bản đang soạn phụ huynh không nhìn thấy và chưa điểm danh được. Gửi giấy mời hai lần bị từ chối. Phụ huynh đổi ý được cho tới lúc họp.

Thông báo tự động gửi cho phụ huynh

Việc	Khi nào gửi
Con vắng học	Chỉ khi điểm danh theo buổi, và chỉ khi trạng thái đổi thành vắng. Lưu lại nhiều lần không gửi lại. Vắng một tiết lẻ không báo
Sự cố y tế	Luôn gửi khi phòng y tế cho con về nhà hoặc chuyển cơ sở y tế; ca khác tuỳ cán bộ y tế chọn. Xem Y tế học đường
Giấy mời họp	Khi bạn bấm Gửi giấy mời, và khi buổi họp bị huỷ
Sổ liên lạc mới	Khi bạn phát hành tờ sổ

Chỉ phụ huynh có tài khoản và đang bật Nhận thông báo mới nhận được. Thông báo là tin trong ứng dụng, không phải email hay tin nhắn điện thoại.

Bản in

Bản in	Ở đâu
Sổ liên lạc (mỗi em một trang, có chỗ ký giáo viên chủ nhiệm và phụ huynh)	Sổ liên lạc -> In sổ liên lạc
Biên bản họp phụ huynh (chương trình, biên bản, bảng phụ huynh dự họp có cột chữ ký)	Họp phụ huynh -> In biên bản

Bước tiếp theo

Trang	Khi nào đọc
Cổng phụ huynh	Để hướng dẫn phụ huynh, hoặc gửi thẳng link cho họ
Chủ nhiệm lớp	Điểm danh, rèn luyện, sổ chủ nhiệm